Zakelijke brief opstellen

Zakelijke correspondentie en public relations

Denk bij zakelijke correspondentie aan het lange termijn doel. Vooral wanneer je met je brief de ontvanger wilt wijzen op iets wat zij/hij vermoedelijk niet op juiste wijze afgehandeld heeft.  Formuleer het probleem als feit zonder verwijt. Verzoek of de ontvanger het probleem wil oplossen. Of geef aan dat je er blij mee zult zijn als de ontvanger het probleem oplost.
Bij een brief op verwijtende toon raakt je bedrijf waarschijnlijk een klant kwijt. Moet je vervelend nieuws melden in je brief, dan is het niet handig om je brief hiermee te beginnen. Dat voelt als een overval voor de lezer.

Denk er aan dat een brief een visitekaartje van het bedrijf is. Schrijf in natuurlijk en verzorgd Nederlands, controleer de spelling. Let vooral op de juiste vervoegingen bij werkwoorden en plaatsing d en dt.

Onderstaande fouten zijn erg vaak op internet te lezen :
Het bedrijf betaald niet op tijd. Het bedrijf bepaald een nieuwe norm.
Dit moet natuurlijk zijn : Het bedrijf betaalt niet op tijd. Het bedrijf bepaalt een nieuwe norm.

Andere punten :

• Wees voorzichtig met afkortingen.
• Getallen beneden de 11 in woorden schrijven komt vaak netter over. Kies wel voor het cijfer wanneer dit overzichtelijker is. Dit is vaak wanneer er meer cijfers in één zin gebruikt worden.
• Maak zinnen kort. Lange zinnen met voegwoorden en komma´s nodigen niet uit tot lezen.
• Schrijf over wat voor de lezer interessant of belangrijk is. Schrijf geen eindeloze lange verhalen.
• Betref het wel veel tekst maak dan gebruik van witregels om de tekst te breken. Ook opsommingen, met opsommingtekens of eventueel een schema kunnen een lang stuk leesbaarder maken.
• Beperk het gebruik van automatisch afbreken. Veel afgebroken woorden staat slordig. Controleer de afbrekingen bij automatisch afbreken. De afbrekingen vinden soms op de verkeerde plek plaats.
• Wissel niet van beleefdheidsvorm.
  In de eerste alinea spreek je de lezer nog aan met 'u', en vervolgens ga je door in de je-vorm. Dit geeft  een weinig beleefde indruk.
• Indien een nieuwe zin met een met een klein woord als "De" op een regel begint, en het vervolg van die zin wordt door de automatische regelomloop naar de volgende regel gestuurd, dan geeft dat een onrustig beeld. Dan kun je beter met een zachte return deze zin volledig op een nieuwe regel laten beginnen.
• Ga niet over van Formeel naar informeel. Als je de aanhef begint met "Geachte...", kun je niet eindigen met "Groetjes".
• Wanneer je bijlagen vermeldt, vergeet dan niet om deze met de brief mee te sturen.
• Bij een korte brief kun je de witruimten wat groter maken. Dat zorgt voor een betere vlakverdeling, zodat niet alleen de bovenste helft beschreven is. Maar overdrijf dit niet, want te grote witvlakken tussen de regels staat amateuristisch.

Zakelijke brief of zakelijke e-mail

Een zakelijk brief of email bevat de volgende elementen  :

1. Afzender
2. dagtekening (plaatsnaam en datum)
3. Geadresseerde
4. Onderwerpsvermelding
   eventueel met kenmerk
5. Aanhef
6. Eén of meerdere alinea´s, de feitelijke briefinhoud
7. Slotformule + ondertekening
8. Vermelding van bijlage (indien van toepassing)
9. Facultatief : een voettekst met minder relevante gegevens zoals kamer van koophandel nummer, adres website van het bedrijf

De Afzender en dagtekening worden soms aan de rechter zijde van de brief geplaatst. Ook kunnen de dagtekening en gegevens van de geadresseerde omgewisseld zijn van plek. Niet verkeerd, maar wel wat ouderwets is om de afzendergegevens onderaan de brief, na de handtekening te plaatsen.

In de huidige tijd is de briefindeling meestal gebaseerd op de Amerikaanse briefindeling. Dat betekent ondermeer dat er geen komma´s meer achter de adresgegevens van geadresseerde en afzender geplaatst worden. En dat er niet ingesprongen wordt bij nieuwe alinea´s.
Tegenwoordig wordt veel gewerkt met zakelijk briefpapier dat voorgedrukt is, of dat op de computer al een ingestelde briefindeling heeft. Dit heeft veroorzaakt dat er wat flexibeler met de indeling omgegaan wordt.  Dit heeft als gevolg dat de bovengenoemde punten meestal niet meer in een lange rechte lijn op de linkermarge uitgelijnd worden (zoals bij de standaard briefindeling gebeurde).
De adresgegevens van de afzender worden bijvoorbeeld in de rechter bovenhoek geplaatst. Het onderwerp en kenmerk wordt soms in het midden in de brief uitgelijnd.

Schrijfwijze namen in een brief

Van een eventuele voornaam en de achternaam de eerste letter met een hoofdletter schrijven. Achter gebruikte voorletters altijd een punt plaatsen. (een punt representeert per slot van rekening voor het gedeelte tekst wat weggelaten is). Hoe nu om te gaan met achternamen die tussenvoegsels hebben als "de" en  "van"?.

Indien je de voornaam of een voorletter gebruikt, dan de eerste letter van tussenvoegsels met een kleine letter schrijven. Het is dus :

• Jannie van der Veld
• J. van der Veld

Indien je niet de voornaam of voorletter gebruikt voor het tussenvoegsel, dan moet het eerst tussenvoegsel met een hoofdletter.  Je schrijft dus :

• mevrouw De Vries
• mevrouw Jansen-De Vries
• de heer Van der Meulen

Afkorting van meneer of mevrouw

Soms wordt de heer afgekort tot dhr. en mevrouw tot mw. Gebruik liever de niet-afgekorte versie in de adressering. In de Aanhef nooit een dergelijke afkorting gebruiken.

Titulatuur

Achter de afkortingen van academische titels hoort altijd een punt. Schrijf dus dr., drs., ing., ir.,  mr., prof. enzovoort.  We spreken de afkortingen uit als de woorden waar ze voor staan: doctor, doctorandus, ingenieur, meester, professor.
Er is een vaste volgorde voor afgekorte academische titels en functieaanduidingen. Dit zijn de regels: 

• Prof. gaat voor dr.:   prof. dr. G. Jansen. 
• Dr. gaat voor mr.:   dr. mr.

Bijlagen

Wanneer je documenten met de brief meestuurt, moet je die in de brief vermelden. Iedere bijlage die je meestuurt, moet in de brief van een titel zijn voorzien.

Enveloppe zakelijke brief

De gegevens op de envelopje moeten voldoen aan dezelfde eisen als de gegevens van de geadresseerde in het briefhoofd.

1. Naam van het bedrijf
2. Naam van de afdeling
3. T.a.v. naam van de persoon aan wie u de brief richt
4. Postbus of postadres
5. Postcode en plaatsnaam

Neem de bedrijfsnaam over zoals het bedrijf die zelf schrijft. Veel bedrijven schrijven bijvoorbeeld b.v. en n.v. in kleine letters.
Heb je de keuze tussen het feitelijke adres of een postbusnummer,
kies dan het postbusnummer.

Op de enveloppe worden ook de titels vermeld; de Nederlandse titels komen voor de voorletters, de internationale titels na de achternaam, eventueel met een komma.

Conventies voor de postcode zijn : nummers, spatie, de hoofdletters, twee spaties, woonplaats met eerste letter een hoofdletter.
Gebruik geen komma´s of punten achter deze gegevens.

laat aan de bovenkant en aan de linkerzijde van de envelopje een strook van vier centimeter vrij. Deze marges dienen voor de frankering en aanwijzigen als Aangetekend, Per expresse en dergelijke.

Plaats je afzendadres op de achterzijde van de enveloppe of links onderaan. Zorg bij plaatsing links onderaan dat de gegevens van de geadresseerde wel duidelijk te onderscheiden zijn.

Laat aan de onderzijde van de enveloppe minstens 15 mm witspatie vrij. Hier wordt bij de postsortering  namelijk een streepjescode geplaatst.

Voorbeeld enveloppe :
 

PER EXPRESSE Bureau schrijfadvies BV Afdeling applicatiebeheer T.a.v. mevrouw ing. J. van der Lijst Wilgenweg 43 9403 SC  ASSEN Artikelen & CO Geert de Vlieger Hoofdweg 23 9717 RE  GRONINGEN

1e Voorbeeldbrief :
 

Artikelen & CO Hoofdweg 23 9717 RE  GRONINGEN tel: 050 – 123 45 67 fax: 050 – 123 45 68 e-mail: afzender@artikelenco.nl www.artikelenco.nl Bureau schrijfadvies BV Afdeling applicatiebeheer T.a.v. mevrouw ing. J. van der Lijst Wilgenweg 43 9403 SC  ASSEN Groningen, 25 maart 2010 Betreft: plaatsing 4 nieuwe computers Geachte mevrouw Van der Lijst, Zoals we telefonisch hebben afgesproken zal ons bedrijf de vier door u bestelde computers op maandag 16 april 2010 op uw afdeling bezorgen.  Deze computers zullen geïnstalleerd zijn volgens de door u opgegeven specificaties. Jan Verhagen zal de plaatsing van deze computers verzorgen. Na plaatsing zal direct getest worden of de apparatuur op juiste wijze functioneert. U en uw medewerkers kunnen op deze dag bij Jan Verhagen terecht voor technische en functionele vragen. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u telefonisch of per e-mail contact met mij opnemen. Met vriendelijke groet,   Geert de Vlieger medewerker sericedesk Bijlage: specificaties computers Kopie aan: dhr. J. Verhagen

Hoe ziet het nu officieel met die aanhef in de brief?

Aanbevolen is om bij zakelijke correspondentie de achternaam te gebruiken wanneer deze bekend is (zowel in België als in Nederland) 

Toch zijn de officiële etiketteeregels in Nederland anders en wordt onderscheid gemaakt tussen man en vrouw. Bijvoorbeeld :

Geachte heer + achternaam,

en

Geachte mevrouw, - zonder achternaam.

In België bepaalt de etiquette dat je iemand pas mag aanschrijven met naam wanneer je met die persoon kennis hebt gemaakt, en deze persoon wat beter kent.

Indien je in Nederland kiest voor het gebruik van titulatuur als aanhef, dan gebruik je nooit de achternaam.
Bijvoorbeeld :

Weledelgestrenge heer, (zonder achternaam)
Edelachtbare vrouwe, (zonder achternaam)

De onderdelen van de zakelijke brief of zakelijke e-mail

De afzender

Meestal heeft het briefpapier van een bedrijf een eigen briefhoofd. Wanneer dat niet zo is, plaats dan  links boven de bedrijfsgegevens. Plaats hier  in ieder geval de naam, bedrijf, adres, woonplaats en telefoonnummer.  Dit is nodig omdat over het algemeen de envelop weggegooid wordt. Wanneer je namens jezelf schrijft, kun je eventueel ook je eigen naam vermelden. Het adres kan hier ook een postbusnummer of antwoordnummer zijn.  Bij deze gegevens mogen ook geplaatst worden : het faxnummer (indien aanwezig),
het e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver), het websiteadres. Let er bij het e-mail- en websiteadres op dat die niet onderstreept zijn (als hyperlink). Maar deze laatste gegevens kunnen vaak beter in de voettekst van de brief geplaatst worden.

Conventies voor de postcode zijn : nummers, spatie, de hoofdletters, twee spaties, woonplaats met eerste letter een hoofdletter.
(behalve bij ´s Gravenhagen, ´s Hertogenbosch).
Gebruik geen komma´s of punten achter deze gegevens.

Artikelen & CO
Hoofdweg 23
9717 RE  GRONINGEN
tel: 050 – 123 45 67
fax: 050 – 123 45 68
e-mail: afzender@artikelenco.nl

 

De dagtekening

Na de afzender sla je een regel over. Aan de rechterzijde wordt de dagtekening gezet.  Schrijf de naam van de plaats waarvandaan je deze brief schrijft. Daarna een komma, dagnummer, maandnaam voluit en jaar. De naam van de maand begint met een kleine letter. Plaats geen komma of punt achter aan de dagtekening. De dagtekening wordt rechts uitgelijnd in de Amerikaanse briefindeling. In de Nederlandse indeling wordt deze rechts uitgelijnd.

Groningen, 12 juni 2010

De geadresseerde

Nu sla je weer een regel over. Op vergelijkbare wijze als bij de afzender schrijf je nu de naam, adres, straat, postcode + plaats van de geadresseerde. Hier nooit een telefoonnummer, faxnummer,
e-mailadres of websiteadres neer zetten.
Alle regels begin je hier met een hoofdletter. Indien bekend, kun je de  naam en/of afdeling van de persoon voor wie de brief bedoeld is hier ook neerzetten. Deze naam komt een regel onder de bedrijfsnaam. Voor de naam van de ontvanger kan T.a.v. (met hoofdletter) worden ingevoegd, maar dat is niet een vereiste.
De betekenis is : ter attentie van.  Indien je dit niet gebruikt dan begin je met :

• De heer ........
• Mevrouw  ........

Weet je niet of de geadresseerde een vrouw of man is, schrijf dan :
"De heer/Mevrouw de Wit". Doe dit bij uitzondering.
Want het komt ongeïnteresseerd over wanneer je niet de gegevens van de geadresseerde opgezocht hebt.

Bij een formele brief ook eventueel juiste titulatuur voor deze naam gebruiken. Achter de afkortingen van academische titels hoort altijd een punt. Schrijf dus dr., drs., ing., ir.,  mr., prof. enzovoort. 

Volgorde :

• Bedrijfsnaam
• Eventueel de naam van de afdeling
• Indien bekend de naam van de ontvanger
• het volledige (post)adres

Je kunt ook aan 2 geadresseerden schrijven. Je kunt dan de namen als in onderstaande voorbeelden gebruiken :
De heer B. de Vries en de heer P. Berger
Mevrouw G. Mos en mevrouw K. van der Veen

Bureau schrijfadvies BV
T.a.v. mevrouw ing. J. de Vries
Wilgenweg 43
9403 SC  ASSEN

Minder belangrijke gegevens kunnen eventueel  in de voettekst van de brief worden gezet, zoals het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een rekeningnummer en dergelijke.

Aanhef

1. Wanneer je de achternaam van de geadresseerde weet moet je deze gebruiken in de aanhef. Schrijf dus Geachte heer.
2. In de aanhef nooit de afkortingen dhr. of mw. gebruiken.
3. Sluit de aanhef altijd af met een komma
4. Gebruik nooit voorletters in de aanhef

Geachte heer De Vries,
Geachte mevrouw Van der Veen,
Geachte heer, mevrouw,
Geachte mevrouw of heer,

Geachte dames en heren,
Geacht bestuur,
Geacht college,
Geachte commissie,
Geachte leden van de ondernemingsraad,

Geachte abonnee,
Geachte klant,
Geachte collega ,

Een zakelijke brief niet beginnen met "Beste".
Wanneer je een man aanspreekt met mevrouw of andersom, wekt dit irritatie op bij de geadresseerde. Weet je het niet zeker, kun je schrijven :  "Geachte heer, mevrouw,".
De briefaanhef "Mijne heren" is verouderd; daarom dit niet gebruiken.
 

Briefinhoud

Sla een of twee regels over na de aanhef om daar met de briefinhoud te beginnen. De eerste zin na de aanhef  begin je altijd met een hoofdletter. (Ook al eindigt de aanhef met een komma). Verdeel de briefinhoud in alinea´s met een witregel er tussen. De eerste zin inspringen wordt tegenwoordig steeds minder gedaan.

Slotzin

Probeer een slotzin te formuleren die bij de briefinhoud past. Mocht je er moeite mee hebben, dan kun je onderzoeken een van de onderstaande zinnen passend is :

• Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.
• Ik hoop dat het u mogelijk is aan ons verzoek te voldoen
• Wij vertrouwen erop u met deze informatie van dienst te zijn geweest.
• Wij danken u bij voorbaat voor de door u te nemen moeite.
• Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest
• Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben

Afsluiting

• Zet achter de afsluiting altijd een komma.

Hoogachtend,
Met vriendelijke groet,
Met vriendelijke groeten,

Naam en handtekening

Na de slotgroet sla je 4 of 5 regels over. Deze witruimte dient om je handtekening neer te zetten. Vermeld na de witregels je naam. Eventueel kun je ook je functie daaronder schrijven.

Bijlagen

De bijlagen geef je aan na het deel waar je naam en handtekening staan.  Wanneer er geen bijlagen zijn vermeld je niets.

Kopieën

Soms stuur je een collega een kopie van je brief. Dit vermeld je dan in je brief. Je kunt daarvoor het kopje 'Kopie' of de afkorting 'c.c.' gebruiken: "c.c. mevrouw J. de Wit".

De betekenis van c.c. is carbon copy, omdat vroeger een kopie van een brief geschreven werd door er carbonpapier onder te leggen.

2e Voorbeeldbrief :

Artikelen & CO Hoofdweg 23 9717 RE  GRONINGEN tel: 050 – 123 45 67 fax: 050 – 123 45 68 e-mail: afzender@artikelenco.nl www.artikelenco.nl Groningen, 25 maartl 2010 Bureau schrijfadvies BV Afdeling applicatiebeheer T.a.v. mevrouw ing. J. van der Lijst Wilgenweg 43 9403 SC  ASSEN Betreft: plaatsing 4 nieuwe computers Geachte mevrouw Van der Lijst, Zoals we telefonisch hebben afgesproken zal ons bedrijf de vier door u bestelde computers op maandag 16 april 2010 op uw afdeling bezorgen.  Deze computers zullen geïnstalleerd zijn volgens de door u opgegeven specificaties. Jan Verhagen zal de plaatsing van deze computers verzorgen. Na plaatsing zal direct getest worden of de apparatuur op juiste wijze functioneert. U en uw medewerkers kunnen op deze dag bij Jan Verhagen terecht voor technische en functionele vragen. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u telefonisch of per e-mail contact met mij opnemen. Met vriendelijke groet,   Geert de Vlieger medewerker sericedesk Bijlage: specificaties computers Kopie aan: dhr. J. Verhagen