Deze website gebruikt cookies. Meer informatie en lees hoe U zich hiervoor afmelden kunt.
|
||||||||||||
Ook een sollicitatiebrieven is zakelijke correspondentie. Ook zakelijke e-mail valt hieronder |
![]() |
|||||||||||
Zakelijke correspondentie en public relationsDenk bij zakelijke
correspondentie aan
het lange termijn doel. Vooral wanneer je met je brief de ontvanger wilt
wijzen op iets wat zij/hij vermoedelijk niet op juiste wijze afgehandeld
heeft. Formuleer het probleem als feit zonder verwijt. Verzoek of de
ontvanger het probleem wil oplossen. Of geef aan dat je er blij mee zult
zijn als de ontvanger het probleem oplost. Denk er aan dat een brief
een visitekaartje van het bedrijf is. Schrijf in natuurlijk en verzorgd
Nederlands, controleer de spelling. Let vooral op de juiste vervoegingen
bij werkwoorden en plaatsing d en dt. Andere punten :
Zakelijke brief of zakelijke e-mailEen zakelijk brief of email bevat de volgende elementen :
De Afzender en dagtekening worden soms aan de rechter zijde van de brief geplaatst. Ook kunnen de dagtekening en gegevens van de geadresseerde omgewisseld zijn van plek. Niet verkeerd, maar wel wat ouderwets is om de afzendergegevens onderaan de brief, na de handtekening te plaatsen.
In de huidige tijd is de
briefindeling meestal gebaseerd op de Amerikaanse briefindeling. Dat
betekent ondermeer dat er geen komma´s meer achter de adresgegevens van
geadresseerde en afzender geplaatst worden. En dat er niet ingesprongen
wordt bij nieuwe alinea´s. Schrijfwijze namen in een briefVan een eventuele voornaam en de achternaam de eerste letter met een hoofdletter schrijven. Achter gebruikte voorletters altijd een punt plaatsen. (een punt representeert per slot van rekening voor het gedeelte tekst wat weggelaten is). Hoe nu om te gaan met achternamen die tussenvoegsels hebben als "de" en "van"?. Indien je de voornaam of een voorletter gebruikt, dan de eerste letter van tussenvoegsels met een kleine letter schrijven. Het is dus :
Indien je niet de voornaam of voorletter gebruikt voor het tussenvoegsel, dan moet het eerst tussenvoegsel met een hoofdletter. Je schrijft dus :
Afkorting van meneer of mevrouw Soms wordt de heer afgekort tot dhr. en mevrouw tot mw. Gebruik liever de niet-afgekorte versie in de adressering. In de Aanhef nooit een dergelijke afkorting gebruiken. Titulatuur
Achter de
afkortingen van academische titels hoort altijd een punt. Schrijf dus
dr., drs., ing., ir., mr., prof. enzovoort. We spreken de
afkortingen uit als de woorden waar ze voor staan: doctor,
doctorandus, ingenieur, meester, professor.
BijlagenWanneer je documenten met de brief meestuurt, moet je die in de brief vermelden. Iedere bijlage die je meestuurt, moet in de brief van een titel zijn voorzien. Enveloppe zakelijke briefDe gegevens op de envelopje moeten voldoen aan dezelfde eisen als de gegevens van de geadresseerde in het briefhoofd.
Neem de bedrijfsnaam
over zoals het bedrijf die zelf schrijft. Veel bedrijven schrijven
bijvoorbeeld b.v. en n.v. in kleine letters. Op de enveloppe worden ook de titels vermeld; de Nederlandse titels komen voor de voorletters, de internationale titels na de achternaam, eventueel met een komma.
Conventies voor de postcode
zijn : nummers, spatie, de hoofdletters, twee spaties, woonplaats met
eerste letter een hoofdletter. laat aan de bovenkant en aan de linkerzijde van de envelopje een strook van vier centimeter vrij. Deze marges dienen voor de frankering en aanwijzigen als Aangetekend, Per expresse en dergelijke. Plaats je afzendadres op de achterzijde van de enveloppe of links onderaan. Zorg bij plaatsing links onderaan dat de gegevens van de geadresseerde wel duidelijk te onderscheiden zijn. Laat aan de onderzijde van de enveloppe minstens 15 mm witspatie vrij. Hier wordt bij de postsortering namelijk een streepjescode geplaatst.
Voorbeeld enveloppe :
Hoe ziet het nu officieel met die aanhef in de brief?Aanbevolen is om bij zakelijke correspondentie de achternaam te gebruiken wanneer deze bekend is (zowel in België als in Nederland) Toch zijn de officiële etiketteeregels in Nederland anders en wordt onderscheid gemaakt tussen man en vrouw. Bijvoorbeeld : Geachte heer + achternaam, In België bepaalt de etiquette dat je iemand pas mag aanschrijven met naam wanneer je met die persoon kennis hebt gemaakt, en deze persoon wat beter kent.
Indien je in Nederland kiest
voor het gebruik van titulatuur als aanhef, dan gebruik je nooit de
achternaam. Weledelgestrenge
heer, (zonder achternaam) |
De onderdelen van de zakelijke brief of zakelijke e-mailDe afzender Meestal heeft het
briefpapier van een bedrijf een eigen briefhoofd. Wanneer dat niet zo is,
plaats dan links boven de bedrijfsgegevens. Plaats hier in
ieder geval de naam, bedrijf, adres, woonplaats en telefoonnummer.
Dit is nodig omdat over het algemeen de envelop weggegooid wordt. Wanneer
je namens jezelf schrijft, kun je eventueel ook je eigen naam vermelden.
Het adres kan hier ook een postbusnummer of antwoordnummer zijn. Bij
deze gegevens mogen ook geplaatst worden : het faxnummer (indien
aanwezig), Conventies voor de postcode
zijn : nummers, spatie, de hoofdletters, twee spaties, woonplaats met
eerste letter een hoofdletter.
Artikelen & CO De dagtekening Na de afzender sla je een regel over. Aan de rechterzijde wordt de dagtekening gezet. Schrijf de naam van de plaats waarvandaan je deze brief schrijft. Daarna een komma, dagnummer, maandnaam voluit en jaar. De naam van de maand begint met een kleine letter. Plaats geen komma of punt achter aan de dagtekening. De dagtekening wordt rechts uitgelijnd in de Amerikaanse briefindeling. In de Nederlandse indeling wordt deze rechts uitgelijnd. Groningen, 12 juni 2010
De geadresseerde
Nu sla je weer een regel over. Op
vergelijkbare wijze als bij de afzender schrijf je nu de naam, adres,
straat, postcode + plaats van de geadresseerde. Hier nooit een
telefoonnummer, faxnummer,
Weet je niet of de
geadresseerde een vrouw of man is, schrijf dan : Bij een formele brief ook eventueel juiste titulatuur voor deze naam gebruiken. Achter de afkortingen van academische titels hoort altijd een punt. Schrijf dus dr., drs., ing., ir., mr., prof. enzovoort. Volgorde :
Je kunt ook aan 2
geadresseerden schrijven. Je kunt dan de namen als in onderstaande
voorbeelden gebruiken : Bureau schrijfadvies BV Minder belangrijke gegevens kunnen eventueel in de voettekst van de brief worden gezet, zoals het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een rekeningnummer en dergelijke.
Aanhef
Geachte heer De Vries, Geachte dames en heren, Geachte abonnee, Een
zakelijke brief niet beginnen met "Beste". Briefinhoud Sla een of twee regels over na de aanhef om daar met de briefinhoud te beginnen. De eerste zin na de aanhef begin je altijd met een hoofdletter. (Ook al eindigt de aanhef met een komma). Verdeel de briefinhoud in alinea´s met een witregel er tussen. De eerste zin inspringen wordt tegenwoordig steeds minder gedaan. Slotzin Probeer een slotzin te formuleren die bij de briefinhoud past. Mocht je er moeite mee hebben, dan kun je onderzoeken een van de onderstaande zinnen passend is :
Afsluiting
Voorbeeld
specifieke aanhef
Hoogachtend, Naam en handtekening Na de slotgroet sla je 4 of 5 regels over. Deze witruimte dient om je handtekening neer te zetten. Vermeld na de witregels je naam. Eventueel kun je ook je functie daaronder schrijven. Bijlagen De bijlagen geef je aan na het deel waar je naam en handtekening staan. Wanneer er geen bijlagen zijn vermeld je niets.
Kopieën De betekenis van c.c. is carbon copy, omdat vroeger een kopie van een brief geschreven werd door er carbonpapier onder te leggen.
2e Voorbeeldbrief :
|
|||||||||||