Als ICT-er notulist zijn bij de vergadering kan goed uitpakken en werk besparen. Neem als voorbeeld een projectgroep waarbij het doel is tot een nieuw te implementeren informatiesysteem of functionaliteit te komen. Als ICT-er neem je deel aan deze groep om de technische en organisatorische consequenties ten aanzien van de wensen aan het systeem te verwoorden. Vaak heeft een dergelijke vergadering geen beroepsmatige notulist. Meestal is het voorstel om roulerend deze taak door de deelnemers te laten uitvoeren. Het is sterk aan te raden dat je je als ICT-er opwerpt als notulist voor alle vergaderingen. En meestal is iedereen dan blij met jou, want de meesten mensen willen dit niet zo graag doen.

Je opwerpen als notulist kan ook erg handig zijn wanneer je net nieuw bent in een bedrijf. Je leert daardoor sneller het bedrijf kennen. Het dwingt de voorzitter en leden helder te formuleren, zodat de notulist ook weet wat hij/zij aan het noteren is.  Je hebt een legitieme reden om na de vergadering anderen te benaderen voor meer uitleg. Zo leer je meestal makkelijker mensen van andere afdelingen kennen. Wees als nieuweling niet bang voor fouten, want het is bijna logisch dat je die zult makken. Het juist een makkelijke manier waarop je verbeterd wordt op de punten die je verkeerd begrepen hebt.

Vooral belangrijk hierbij is dat je de notulen direct na de vergadering uitwerkt. Een dag later zijn al een hoop details die besproken zijn weggezakt.

• Door het uitwerken van de notulen raak je goed geïnformeerd over de wensen van de klant (meestal meerdere afdelingen).
  En over de consequenties voor verschillende afdelingen.
• Doordat je goed geïnformeerd bent, kun je makkelijker mee discussiëren, en consequenties overzien.
• Tijdens het uitwerken van de notulen kom je er makkelijker achter :
  - Dat je niet alles tot op de puntjes begrepen hebt
  - Dat in verschillende vergadering geformuleerde wensen tegenstrijdig zijn met elkaar. 
  - Dat in de vergadering geformuleerde wensen niet consequent geformuleerd worden door de (interne) klant. Of dat ze telkens wijzigen per vergadering. Dit gebeurt regelmatig, terwijl de leden van de vergadering zelf wel het idee hebben dat ze op dezelfde lijn blijven.
  - Dat sommige beslissingen meer consequenties hebben, dan dat je je tijdens de vergadering realiseerde. Dit kun je in een volgende vergadering alsnog duidelijk maken.
• Je kunt delen van je notulen gebruiken en een adviesrapportage, of gebruiken voor je ontwerp van het nieuwe systeem.

Doordat je alles helder in beeld hebt kun je helpen fouten voorkomen. Dit bevordert meestal de snelheid van implementatie van een nieuw systeem. Er zijn dan minder bijsturingen of herstelacties nodig.

De agenda, notuleren en uitwerken van de notulen

Het opstellen van de agenda

Een goed voorbereide agenda is essentieel voor een goed lopende vergadering. Een goede agenda zorgt voor een efficiënter verloop van de vergadering. De voorzitter is verantwoordelijk voor het bepalen van de agendapunten. De voorzitter doet dit in overleg met de notulist. De punten kunnen aangedragen zijn door deelnemers van de vergadering, of door andere personen die verzoeken een onderwerp te bespreken.

Op de agenda staan alle punten die tijdens de vergadering besproken moeten worden. De agenda bepaalt de volgorde waarin de onderwerpen besproken worden op de vergadering. Een goede voorzitter dient er voor te zorgen dat dit ook gebeurt op de vergadering. Soms wordt op de agenda bij elk punt geschreven hoeveel tijd men denkt dat de behandeling van een punt zal innemen.

In principe worden op de vergadering geen punten besproken die niet op de agenda staan. De belangrijkste reden is dat de deelnemers zich niet hebben kunnen voorbereiden. Daarnaast wordt een vergadering er vaak rommelig van, of wordt het toevoegen zelf een punt van discussie.  Door tijdsdruk of omdat het handiger is, kan een voorzitter beslissen om punten te wisselen of een punt te schrappen. Wel moet dit zoveel mogelijk worden beperkt worden om chaos te voorkomen.

Een agenda stelt de deelnemers in staat zich voor te bereiden op de vergadering. De agendapunten moeten kort en krachtig geformuleerd worden. De agenda kan niet ver van tevoren gemaakt worden, omdat de agendapunten actueel moeten zijn. Maar de agenda moet ook niet te laat verzonden worden naar de deelnemers. De deelnemers moeten wel de tijd krijgen zich goed te kunnen voorbereiden. Meestal dient het versturen van de agenda ook als uitnodiging voor deze vergadering.

Het handig om tegelijkertijd met de agenda ook de conceptnotulen van de vorige vergadering mee te sturen. Hierbij kun je ook een besluitenlijst en/of actielijst voegen. Dit is handig bij de voorbereiding van de deelnemers. Tegelijkertijd kunnen zij de notulen controleren op fouten of onvolledigheden. Dit voorkomt ook dat de deelnemers de notulen gaan lezen op de volgende vergadering.

Bij een lange vergadering kun je in de agenda ook aangeven tussen welke agendapunten de pauze plaatsvindt. Deze pauze zelf krijgt geen nummer op de agenda.

1. De opening

De vergadering wordt door de voorzitter geopend. Vanaf dat moment noteert de notulist alles wat belangrijk is. De voorzitter verwelkomt de deelnemers. Eventuele gasten of nieuwe deelnemers worden voorgesteld.  Bij grote groepen kan het handig zijn om een presentielijst rond te laten gaan.

2. Notulen vorige vergadering

De vergadering is verantwoordelijk voor de inhoud van het verslag van een vergadering, en niet de notulist. Door de inhoud goed te laten keuren door de vergadering, kun je later bij onduidelijkheden altijd terug vallen op de goedgekeurde vergaderverslagen. Iemand die niet op de vorige vergadering aanwezig was mag geen opmerkingen maken over de inhoud van deze notulen. Er mogen geen nieuwe visies ingebracht worden over de onderwerpen van de vorige vergadering. Officieel moeten notulen na goedkeuring door de vergadering ondertekend worden door de notulist en de voorzitter. (dat noemt men 'arresteren'). Je kunt je op de vastgestelde notulen beroepen.

Hoewel de notulist het verslag heeft gemaakt, is de vergadering verantwoordelijk voor de inhoud. De notulist doet dat door het verslag – al dan niet gewijzigd – goed te keuren. Belangrijkste criteria daarvoor zijn: zijn de notulen juist en volledig genoeg? Alleen goedgekeurde notulen hebben bewijskracht. Verder kunnen er naar aanleiding van de notulen op- en aanmerkingen worden gemaakt: zijn afspraken nagekomen, hebben nieuwe ontwikkelingen zich voorgedaan, enzovoort.

3. Naar aanleiding van de notulen

Dit geeft de ruimte om kleine vragen te stellen over de vorige notulen. In de notulen staan bijvoorbeeld acties die uitgevoerd zouden worden, of bezoeken die afgelegd gaan worden. Wanneer hierop in de volgende agendapunten niet op teruggekomen wordt, kan men hier vragen hoe dergelijke acties verlopen zijn. Vraag hier bijvoorbeeld hoe het bezoek bij een zieke collega was. Belangrijk is dat dit geen uitgebreide discussies worden. De antwoorden op dergelijke vragen moeten meer een mededeling zijn. Indien hier een vraag discussie veroorzaakt, kan dit in een volgende vergadering als agendapunt ingepland worden.

4. Agenda vaststelling

Daarna wordt de agenda officieel vastgesteld.  Een lid kan een wisseling van punten voorstellen omdat hij of zij eerder de vergadering verlaten moet. Een voorstel tot wijziging van de agenda moet goed gemotiveerd zijn. Je wijzigt de agenda niet zo maar. De vergadering beslist over wijziging van de agenda.

5. Ingekomen stukken en mededelingen

De voorzitter en notulist maken voor de vergadering een korte samenvatting van de ingekomen stukken. De notulist leest deze samenvatting voor.
De voorzitter kan meedelen welke voor de vergadering uitgenodigde deelnemers zich afgemeld hebben.
Er kunnen mededelingen gedaan worden door de voorzitter over actuele zaken. Het is niet de bedoeling dat hier discussies ontstaan of besluitvorming plaats vindt. Eventueel kan de voorzitter nagaan of een onderwerp aan de agenda moet worden toegevoegd (bij W.v.t.t.k.) of dat het thema naar de volgende vergadering moet worden doorgeschoven.

6. Eerste onderwerp

Het is vaak erg praktisch om als eerste onderwerp de lijst met openstaande acties af te handelen. Je loopt langs wat wel en niet is uitgevoerd. Iedereen is dan direct geïnformeerd over status van de lopende zaken. Bij drukte gebeurt het als snel ook dat een medewerker vergeten is een actie uit te voeren. Die is dan uit het oog gelopen. Door de actielijst hier te behandelen komt een dergelijke afspraak weer in beeld.

7. Tweede onderwerp, enz.

8. W.v.t.t.k.(Wat verder ter tafel komt ):

De hier besproken zaken stonden niet op de agenda. Ze zijn naar voren gekomen zijn bij de vaststelling van de notulen, bij de mededelingen of de ingekomen stukken. Onderwerpen die voorbereiding vergen kunnen beter als agendapunt op een volgende vergadering geplaatst worden.

9, Rondvraag

De rondvraag is een plek voor belangrijke mededelingen die niet op de agenda stonden. Bijvoorbeeld : houd er rekening mee dat volgende week vrijdag de helpdesk een sportdag heeft. We kunnen daarom op deze vrijdag geen ondersteuning krijgen van de helpdesk. Tijdens de rondvraag komen minder urgente zaken aan bod. Belangrijke punten worden hier niet besproken, maar moeten op de agenda van de volgende vergadering geplaatst worden.
Een rondvraag kan leiden tot eindeloze discussies over allerlei zaken die deelnemers ook nog besproken willen hebben. Belangrijk is dat een voorzitter dit binnen de perken houdt.

10. Sluiting

Vaak wordt een datum gekozen voor een volgend overleg bepaald.
Eventueel herinnert de voorzitter herinnert aan de gemaakte afspraken of worden er nog taken verdeeld. Daarna dank hij/zij de deelnemers voor hun inbreng en sluit de vergadering.
Na de sluiting stopt de notulist met notuleren.

Het notuleren tijdens de vergadering.

Notuleren is het overslaan van alle irrelevante informatie. Dat is niet altijd direct duidelijk tijdens de vergadering. Soms kun je tijdens het uitwerken van de notulen opmerkingen die niet relevant zijn weglaten.

Zorg dat je op een goed plek zit waar je iedereen goed kan zien, en ver weg van eventuele geluidsbronnen. Vaak is een plek naast de voorzitter handig, omdat de sprekers zich vaak tot de voorzitter richten. Vraag om verduidelijking wanneer je iets niet kunt volgen. De notulist moet het vergaderdoel in de gaten houden.  Bij opmerkingen van een spreker moet de notulist bepalen of deze bij het vergaderdoel horen. Als het goed is zorgt de voorzitter er voor dat sprekers niet van het vergaderdoel afdwalen.

Uitwerken van de notulen.

Doe dit zo snel mogelijk, dan herinner je nog wat op de vergadering gezegd is. Ook kun je je eigen aantekeningen dan nog makkelijk ontcijferen. Indien je geen tijd voor uitwerken hebt, lees ze dan in ieder geval door. Zet bij de delen die bij later uitwerken onbegrijpelijk kunnen worden aanvullende opmerkingen. En streep eventueel opmerkingen door die wel genotuleerd zijn, maar achteraf niet van toepassing op het vergaderdoel bleken te zijn.

Probeer geen letterlijke vertalingen weer te geven in de notulen. Blijf objectief en laat je eigen mening achterwege. Zet spreektaal om in formelere taal. Beschrijf de kern van wat gezegd is. Vermijd herhalingen. Schrijf bondig maar wel in volzinnen en maak er een lopend verhaal van. Beperk het gebruik van afkortingen in de tekst. Zorg dat belangrijke opmerkingen in een logische volgorde komen te staan. Dat is lang niet altijd de chronologische volgorde. Emotioneel gedrag vermeld je niet in de notulen. Wel kun je bijvoorbeeld schrijven dat betreffende spreker het geheel oneens was met het besluit. Geef bij de uitwerking aan dat ergens een besluit over is genomen, bijvoorbeeld door een kopje met het woord Besluit er boven te plaats. De lezer moet inéén oogopslag kunnen zien waar de besluiten staan. De genomen besluiten kunnen ook op een aparte besluitenlijst geplaatst worden.  De notulen met voor iemand die niet bij de vergadering aanwezig was te begrijpen zijn.

Maak van alle afspraken die gemaakt zijn, en alle taken die deelnemers op zicht hebben genomen een actielijst. In de actielijst worden in ieder geval vermeldt : Naam of namen, omschrijving afspraak of actie, datum wanneer actie plaats vindt of afgerond moet zijn.

Het is verstandig om alle aantekeningen die je gemaakt hebt te bewaren totdat de notulen op een volgende vergadering goedgekeurd zijn. Je kunt je uitgewerkte conceptnotulen altijd laten controleren door de voorzitter voordat ze verspreid worden.

Onderdelen die in de notulen horen te staan :

Onderwerp vergadering :
Datum :
Aanwezig met berichtgeving:
Afwezig met berichtgeving:
Afwezig zonder berichtgeving:


Als men een bijzondere functie heef in de vergadering wordt dat acht de naam vermeld (voorzitter, notulist, secretaris e.d.)

Bij het uitwerken van de notulen houd je in principe de volgorde van de agenda aan. Dus alle onderstaande punten van de agenda komen ook puntsgewijs in de notulen te staan.

1. Opening
2. Notulen vorige vergadering vaststellen
3. Naar aanleiding van de notulen
4. Agenda vaststelling
5. Ingekomen stukken en mededelingen
6. Eerste onderwerp
7. Tweede onderwerp, enz.
8.  W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt):
9. Rondvraag
10. plaats/datum volgende vergadering.

Apart toegevoegd kunnen worden:

• Een besluitenlijst
• Een afsprakenlijst